Hvernig á að búa til starfsframastiga: leiðarvísir skref fyrir skref

Starfsframastigi svarar spurningunni sem öll vaxandi teymi spyrja fyrr eða síðar: hvað þarf ég að gera til að komast á næsta stig? Í 15 manna fyrirtæki geta stofnendurnir svarað henni í einu samtali. Þegar starfsmenn eru orðnir 40 eða 80, stjórnendurnir nokkrir og deildirnar fleiri en ein, fara svörin að vera mismunandi eftir því hver stjórnandinn er — og fólk tekur eftir því.

Þessi leiðarvísir er fyrir fyrirtæki með um það bil 20 til 200 starfsmenn sem vilja starfsframastiga án sérstakrar mannauðsdeildar. Hann hentar jafnt hugbúnaðarþróun, sölu, þjónustu, vörustjórnun, hönnun og rekstri. Þú ferð í gegnum sjö skref, sérð raunhæft dæmi og færð lista yfir þau mistök sem oftast breyta góðum stiga í skjal sem enginn opnar.

Hvað starfsframastigi er og hvað hann er ekki

Starfsframastigi er röð starfa innan eins starfssviðs, raðað eftir stigum, með skýrri lýsingu á því hvers er vænst á hverju þrepi. „Þjónustufulltrúi þjónustusérfræðingur reyndur þjónustusérfræðingur teymisstjóri þjónustuvers“ er stigi. Þegar þú setur nokkra stiga hlið við hlið fyrir eina deild — til dæmis sérfræðingabraut við hliðina á stjórnendabraut — og bætir við þeim hæfniþáttum sem hvert starf er metið út frá, þá hefurðu starfsframaramma.

Hugtökin sem notuð eru í þessum leiðarvísi:

• Deild — hópur með sinn eigin stiga: hugbúnaðarþróun, sala, þjónusta.
• Braut — ein leið innan deildar, til dæmis sérfræðingabraut eða stjórnendabraut.
• Stig — þrep á braut, sambærilegt á milli brauta: stig 3 á annarri brautinni er álíka hátt og stig 3 á hinni.
• Starf — starfið á tilteknu stigi á tiltekinni braut: „Reyndur söluráðgjafi“.
• Hæfniþáttur — svið sem fólk er metið á, svo sem samskipti eða tæknileg dýpt. Hverjum hæfniþætti er lýst sérstaklega fyrir hvert stig.

Starfsframastigi er ekki listi yfir starfsheiti og hann er ekki launatafla. Starfsheiti segir hvað einhver kallast; stiginn segir hvers er vænst af honum. Laun má tengja við hann síðar, en stigi sem byrjar á launabilum verður gjarnan samningatæki frekar en þróunartæki.

Áður en þú byrjar: umfang og ábyrgð

Þrjár ákvarðanir spara margar vikur síðar.

Byrjaðu á einni deild. Veldu þá þar sem spurningin „hvernig þróast ég hér?“ kemur oftast upp — yfirleitt stærsta teymið eða það sem ræður hraðast. Ef allar deildir eru teknar fyrir í einu dreifist vinnan of þunnt og það dregst að einhver hafi gagn af henni.

Tilnefndu ábyrgðarmenn. Yfirmaður deildarinnar ber ábyrgð á innihaldinu. Einn eða tveir reyndir starfsmenn úr teyminu hjálpa til við skrifin, því þeir vita hvernig vinnan lítur í raun út á hverju stigi. Einn úr yfirstjórn — oft forstjóri, tæknistjóri eða rekstrarstjóri — ber ábyrgð á heildaruppbyggingunni svo að stigin þýði það sama í öllum deildum.

Ákveddu til hvers fyrsta útgáfan er. Stigi sem er aðeins notaður við ákvarðanir um stöðuhækkun er opnaður tvisvar á ári. Stigi sem rammar inn regluleg samtöl um starfsframa er opnaður í hverjum mánuði. Ákveddu strax að hann verði notaður í hvoru tveggja, því það mótar hvernig þú skrifar væntingarnar.

Skref 1: Kortleggðu störfin sem þegar eru til

Áður en þú hannar nokkuð skaltu skrifa niður það sem er til staðar. Skráðu alla í deildinni með núverandi starfsheiti, næsta yfirmann og í grófum dráttum hvað þeir gera. Flokkaðu síðan saman fólk sem vinnur svipuð verk af svipuðu umfangi.

Yfirleitt kemur þrennt í ljós:

1. Uppblásin starfsheiti á stöku stað. Einhver sem var ráðinn sem „senior“ þegar starfsmennirnir voru aðeins þrír, en vinnur nú af sama umfangi og samstarfsmenn sem bera ekki það orð í starfsheitinu.
2. Eyður. Ekkert er á milli nýjustu starfsmannanna og teymisstjórans, sem þýðir að ekki er hægt að þróast nema með því að verða stjórnandi.
3. Faldar brautir. Starfsmaður sem allir leita augljóslega til sem sérfræðings en hefur engan undir sér, við hliðina á stjórnanda sem hefur fólk undir sér en minni sérþekkingu. Þetta eru tvær ólíkar leiðir.

Ekki laga neitt strax. Kortlagningin er hráefnið í næstu skref og hún verður prófunargögnin þín: þegar drög að stiganum liggja fyrir á hver einasti starfsmaður á listanum að passa einhvers staðar sem honum og stjórnanda hans finnst rétt.

Skref 2: Veldu brautirnar

Flestar deildir með 20 starfsmenn eða fleiri þurfa tvær brautir:

• Sérfræðingabraut fyrir fólk sem þróast með því að dýpka sérþekkingu sína og auka áhrif sín án þess að stjórna fólki.
• Stjórnendabraut fyrir fólk sem þróast með því að leiða teymi.

Tilgangurinn með tveimur brautum er að enginn þurfi að verða stjórnandi til að fá stöðuhækkun. Besti sérfræðingurinn þinn gæti orðið slakur stjórnandi og óánægður í þokkabót; sérstök braut gerir honum kleift að halda áfram að þróast.

Hafðu brautirnar sambærilegar: stig á annarri brautinni á að fela í sér svipað umfang, áhrif og laun og sama stig á hinni. Algengt er að stjórnendabrautin byrji einu eða tveimur stigum ofar, því nýr stjórnandi hefur yfirleitt áður verið traustur og reyndur sérfræðingur.

Minni deildir — til dæmis fimm manna þjónustuteymi — geta byrjað með eina braut og bætt hinni við þegar fyrsti stjórnandinn er skipaður.

Skref 3: Ákveddu fjölda stiga

Færri stig en þú heldur. Hvert stig verður að lýsa raunverulegum, sjáanlegum mun á því sem fólk gerir. Ef þú getur ekki skrifað tvær setningar um hvernig stig 4 er frábrugðið stigi 3, ertu með eitt stig, ekki tvö.

Séu stigin of fá bíður fólk í þrjú ár eftir stöðuhækkun, sem virðist eins og engin framvinda. Séu þau of mörg verður munurinn á milli stiga að orðaleik sem stjórnendur beita hver á sinn hátt.

Gefðu stigunum hlutlaus heiti. Tölur (L1–L5) eða stutt heiti virka betur en frumleg nöfn. Haltu starfsheitum aðskildum ef þú þarft á þeim að halda gagnvart markaðnum — „Reyndur söluráðgjafi“ getur verið á stigi 3 án þess að starfsheitið breytist í hvert sinn sem stiginn breytist.

Skref 4: Veldu fimm til átta hæfniþætti

Hæfniþættirnir eru línurnar í rammanum: þau svið sem þú lýsir hverju stigi út frá. Stefndu á fimm til átta fyrir hverja deild. Séu þeir færri verða mikilvægir hlutar starfsins út undan; séu þeir fleiri verður hvert mat að löngum gátlista.

Blandaðu saman tvenns konar þáttum:

• Sameiginlegum hæfniþáttum sem gilda í öllu fyrirtækinu — samskipti, ábyrgð, samvinna, að hjálpa öðrum að vaxa. Skrifaðu þá einu sinni og notaðu þá aftur í hverri deild.
• Deildarsértækum hæfniþáttum sem lýsa faginu sjálfu.

Dæmi eftir deildum:

• Hugbúnaðarþróun: tæknileg dýpt, kerfishönnun, kóðagæði og kóðarýni, afhending, ábyrgð á rekstri.
• Sala: uppbygging söluleiðslu, þarfagreining, samningaviðræður og lokun, söluspár, vöxtur viðskiptasambanda.
• Þjónusta: úrlausn mála, vöruþekking, skrifleg samskipti, umbætur á ferlum, málsvörn fyrir viðskiptavini.

Ef þú veist ekki hvar þú átt að byrja er tilbúið safn fljótlegra en autt blað: sniðmátin fyrir forritara, þjónustu og söluráðgjafa koma hvert með stigum og hæfniþáttum sem þú getur aðlagað.

Skref 5: Skrifaðu væntingar fyrir hvert stig

Þetta er kjarni vinnunnar og þarna ræðst hvort stiginn heppnast eða ekki. Fyrir hvern hæfniþátt skaltu skrifa hvað starfsmaður á hverju stigi gerir í raun. Þrjár reglur ráða úrslitum.

Lýstu hegðun, ekki lýsingarorðum. „Góður í samskiptum“ þýðir ekkert fyrr en þú segir hvað sá sem er góður í samskiptum gerir. Berðu saman:

• Veikt: „Framúrskarandi skrifleg samskipti.“
• Gagnlegt: „Skrifar svör til viðskiptavina sem leysa málið í einum pósti í flestum tilvikum, og semur greinar í hjálparsíðurnar sem aðrir geta birt með smávægilegum breytingum.“

Sýndu umfangið vaxa. Sami hæfniþáttur á að ná lengra frá stigi til stigs: frá eigin verkefnum til teymisins, þaðan til nokkurra teyma og loks til deildarinnar.

Láttu hvert stig standa sjálfstætt. Hver reitur á að vera skiljanlegur einn og sér, án „eins og að ofan, bara meira“.

Hér er einn hæfniþáttur skrifaður fyrir fjögur stig í starfsframastiga þjónustuteymis:

Skrifaðu fyrstu drögin hratt og með orðalagi teymisins sjálfs og rýndu þau síðan með tveimur eða þremur starfsmönnum á mismunandi stigum. Spurðu þá einnar spurningar: „Þegar þú lest lýsinguna á þínu stigi, þekkirðu starfið þitt?“

Skref 6: Raðaðu fólki á stig og samræmdu

Taktu kortlagninguna úr skrefi 1 og settu hvern starfsmann á stig á braut. Hver stjórnandi gerir þetta fyrst fyrir sitt teymi og síðan hittast stjórnendurnir á samræmingarfundi: einn eða tveir tímar þar sem staðsetningar eru bornar saman á milli teyma og spurt er: „Er þessi manneskja í alvöru á sama stigi og hin?“

Á samræmingarfundinum koma ósamræmin í ljós — örláti stjórnandinn, sá strangi, starfsmaðurinn sem starfsheitið lofaði meiru en vinnan sýnir. Leystu úr þeim áður en nokkur sér niðurstöðuna.

Lendi einhver neðar en núverandi starfsheiti gefur til kynna skaltu ekki lækka hann í tign á staðnum. Útskýrðu nýju uppbygginguna, sýndu hvað stigið fyrir ofan krefst og komið ykkur saman um hvernig hann kemst þangað. Að leyfa fólki að halda núverandi starfsheitum í aðlögunartíma er yfirleitt nærgætnara og kostar ekkert.

Skref 7: Birtu stigann og taktu hann í notkun

Birtu stigann allri deildinni, ekki bara stjórnendum. Haltu stuttan kynningarfund: af hverju hann er til, hvernig stig og brautir virka og hvernig ákveðið verður um stöðuhækkanir héðan í frá. Gerðu hann síðan að hluta af því hvernig teymið vinnur, annars gleymist hann innan ársfjórðungs:

• Samtöl um starfsframa. Haltu reglulegar stöðutökur þar sem hver starfsmaður metur sig út frá væntingum til síns starfs og stjórnandinn gerir það sama. Það sem ber á milli í matinu er dagskráin.
• Þróunaráætlanir. Breyttu bilunum í nokkrar áþreifanlegar aðgerðir með skiladögum í stað óljóss „bæta samskipti við hagsmunaaðila“.
• Stöðuhækkanir. Biddu stjórnandann að skrifa tillögu um stöðuhækkun sem vísar í væntingar markstigsins og láttu einhvern ofar í skipuritinu taka ákvörðunina. Stiginn verður sameiginlegt viðmið fyrir ákvörðunina.

Þetta er vinnulagið sem LadderKit er byggt í kringum: hver deild fær sinn eigin starfsframastiga með brautum, stigum og störfum, sem er í drögum þar til þú birtir hann; færnitaflan segir til um hvaða stig hvert starf krefst; stöðutökur eru fylltar út fyrir fram með einmitt þeirri færni; og stöðuhækkanir fara í gegnum skriflega tillögu og ákvörðun yfirmanna í skipuritinu.

Raunhæft dæmi: 60 manna hugbúnaðarfyrirtæki

Tökum fyrirtæki með 60 starfsmenn: 25 í hugbúnaðarþróun, 12 í sölu, 8 í þjónustu og afganginn í vörustjórnun, hönnun, markaðsmálum og rekstri.

Röð. Fyrirtækið byrjar á hugbúnaðarþróun, þar sem þrír reyndir forritarar hafa spurt hvernig þeir geti þróast án þess að stjórna fólki. Salan fylgir ársfjórðungi síðar og þjónustan þar á eftir.

Brautir og stig í hugbúnaðarþróun. Tvær brautir og fimm stig á sérfræðingabrautinni. Stjórnendabrautin byrjar á stigi 3.

Hæfni. Sex hæfniþættir í hugbúnaðarþróun, eins og í sniðmátinu fyrir forritara: tæknileg afhending, kerfishönnun, gæði og áreiðanleiki, samvinna og samskipti, eignarhald og áhrif á vöruna, og handleiðsla og efling teymis. Sá síðasti er sameiginlegur með öllum hinum deildunum.

Staðsetning. Af 25 forriturum lenda 22 þar sem allir bjuggust við. Tveir sem bera starfsheitið „Senior“ lenda á stigi 2; hvor um sig semur um áætlun við stjórnanda sinn og heldur starfsheitinu í sex mánuði. Einn forritari sem hefur stýrt flestum tæknilegum ákvörðunum án titils fer á stig 4 — fyrsta sýnilega stöðuhækkunin samkvæmt nýja stiganum.

Innleiðing. Stiginn er birtur í fjórðu viku. Allir forritarar fara í fyrstu stöðutöku út frá honum innan tveggja mánaða og hverri stöðutöku lýkur með tveimur eða þremur þróunaraðgerðum.

Salan, ársfjórðungi síðar, endurnýtir sameiginlegu hæfniþættina og fimm stiga uppbygginguna, bætir við fjórum eigin fagþáttum og einu stjórnendastigi og er tilbúin á tveimur vikum í stað fjögurra.

Algeng mistök

• Að afrita stiga stórfyrirtækis í heilu lagi. Stigi sem var skrifaður fyrir 5.000 manna fyrirtæki lýsir umfangi sem er ekki til hjá þér. Sæktu þér hugmyndir í hann og skrifaðu svo upp á nýtt á þínum forsendum.
• Of mörg stig. Ef munurinn á tveimur stigum er eitt lýsingarorð skaltu sameina þau.
• Lýsingarorð í stað hegðunar. „Framúrskarandi“, „öflugur“ og „framtakssamur“ eru metin á mismunandi hátt af hverjum stjórnanda.
• Aðeins ein leið upp. Án sérfræðingabrautar gerirðu góða sérfræðinga að stjórnendum til að halda í þá — og missir suma þeirra samt.
• Að skrifa einn. Stigi sem einn maður skrifaði um helgi hljómar eins og skoðun eins manns. Fáðu fólk á mismunandi stigum til liðs við þig.
• Að birta og ganga burt. Ef stiginn er ekki notaður í stöðutökum og ákvörðunum um stöðuhækkanir hættir fólk að trúa á hann.
• Að byrja á peningum. Launabil kalla á samningaþref um mörkin. Gakktu fyrst frá væntingunum.

Haltu honum lifandi

Starfsframastigi er aldrei fullgerður. Endurskoðaðu hann einu sinni á ári og í hvert sinn sem ný tegund starfs verður til eða deild er endurskipulögð. Haltu stutta breytingaskrá: hverju var breytt, af hverju og frá hvaða tíma það gildir, svo að stöðutaka sem haldin var í mars sé ekki metin út frá stigalýsingu sem var skrifuð í október.

Litlar og tíðar lagfæringar eru betri en stórar endurskriftir. Ef sama væntingin er misskilin í þremur stöðutökum skaltu endurskrifa þennan eina reit — ekki bíða eftir árlegu endurskoðuninni.

Næstu skref

Ef þú byrjar frá grunni skaltu velja það sniðmát sem stendur stærstu deildinni næst og aðlaga það: sniðmátin fyrir forritara og teymisstjóra í hugbúnaðarþróun ná yfir báðar brautir dæmigerðrar hugbúnaðardeildar.

Ef stigin þín eru þegar til í töflureikni er það fínn upphafsstaður: færðu þig ekki fyrr en það fer að kosta þig að halda stiganum, stöðutökunum og tillögum um stöðuhækkanir í takt með handafli. Og ef þú vilt hafa stigann, stöðutökurnar, þróunaraðgerðirnar og stöðuhækkanirnar á einum stað geturðu byrjað að nota LadderKit í ókeypis áskriftinni með fyrstu deildinni þinni.