Hvernig á að halda stöðutökur: tíðni, uppbygging og spurningar

Stöðutaka er samtalið þar sem stjórnandi og starfsmaður skoða vinnu starfsmannsins út frá því sem starfið hans gerir ráð fyrir, koma sér saman um hvar hann stendur og ákveða hvað á að vinna að næst. Vel heppnuð er hún gagnlegasta klukkustundin sem hvort þeirra ver þann ársfjórðunginn. Illa heppnuð er hún stöðufundur með eyðublaði.

Þessi leiðarvísir fjallar um hversu oft á að halda stöðutökur, hvernig á að undirbúa sig, hvernig samtalið er byggt upp og hvaða spurninga á að spyrja. Hann hentar hvaða teymi sem er — þjónustu, sölu, hugbúnaðarþróun, hönnun, rekstri — svo lengi sem hvert starf hefur skriflegar væntingar til að miða við. Ef þitt hefur það ekki enn skaltu byrja á hvernig á að búa til starfsframastiga.

Stöðutökur, einstaklingsfundir og árleg starfsmannasamtöl

Þrenns konar samtölum er gjarnan ruglað saman:

• Reglulegi einstaklingsfundurinn snýst um verkefnin sem liggja fyrir: forgangsröðun, hindranir, hvernig vikan gekk. Hann er haldinn vikulega eða aðra hverja viku og krefst sjaldnast undirbúnings.
• Stöðutakan lítur upp frá vikunni. Þar er spurt hvernig starfsmanninum gengur miðað við væntingar til starfsins, hvar hann er sterkur, hvar bilin eru og hvað hann ætlar að gera í þeim. Hún er haldin á nokkurra mánaða fresti og báðir aðilar undirbúa sig.
• Árlega starfsmannasamtalið er stöðutaka með dómi — oft einkunn sem hefur áhrif á laun. Í mörgum litlum fyrirtækjum er það eina samtalið um starfsframa á árinu, og það er einmitt vandinn: tólf mánaða vinnu er troðið í einn fund og hún dæmd út frá því sem stjórnandinn man.

Haltu fyrstu tveimur aðskildum. Ef þú bætir spurningum um starfsframa inn í vikulega einstaklingsfundinn vinna aðkallandi verkefni í hvert skipti og starfsframahlutinn verður aldrei að veruleika.

Í LadderKit eru þau aðskilin: fundargerð 1:1-fundar geymir minnispunkta og samkomulög vikunnar, stöðutaka samtalið um starfsframa.

Hversu oft á að halda þær

Það er engin ein rétt tíðni, en skynsamlegt sjálfgildi er til fyrir 20 til 200 manna fyrirtæki.

Ársfjórðungslega hentar flestum teymum. Það er nógu oft til að bil sem kemur í ljós í einni stöðutöku geti sýnilega lokast fyrir þá næstu, og nógu sjaldan til að hver stöðutaka hafi eitthvað nýtt að ræða. Störf sem breytast hægt eða mjög reyndir starfsmenn geta farið niður í þrjár á ári; þeir sem eru nýir í starfi eða hafa nýlega fengið stöðuhækkun hafa gagn af fyrstu stöðutöku eftir tvo eða þrjá mánuði.

Hvað sem þú velur skaltu gera það fyrirsjáanlegt. Settu næstu stöðutöku í dagatal beggja í lok þeirrar sem nú stendur yfir, svo hún sé aldrei háð því að einhver muni eftir henni.

Fyrir fundinn: sjálfsmatið kemur fyrst

Sú eina breyting sem bætir stöðutöku mest er að biðja starfsmanninn að meta sig sjálfan áður en stjórnandinn gerir það.

1. Starfsmaðurinn fer yfir alla færni- eða hæfniþætti sem starfið gerir ráð fyrir og metur sig út frá hverjum þeirra — til dæmis nálgast, uppfyllir eða fer fram úr stiginu — með einni eða tveimur setningum til stuðnings: verkefni, aðstæðum, tilteknu verki.
2. Stjórnandinn fer síðan yfir, færniþátt fyrir færniþátt, við hlið sjálfsmatsins og skrifar stutta samantekt: helstu styrkleika, eitt eða tvö svið sem skipta mestu máli og heildarmat.
3. Stjórnandinn deilir matinu degi eða tveimur fyrir fundinn. Enginn á að lesa mat stjórnanda síns í fyrsta sinn við fundarborðið.

Þegar starfsmaðurinn fer fyrstur fær hann sína eigin rödd í skráninguna og stjórnandinn sér hvernig hann lítur á starfið sitt. Að deila fyrir fram þýðir að klukkustundin fer í samtalið en ekki í fyrstu viðbrögð.

Þriggja punkta kvarði dugar. Fimm eða tíu punktar bjóða upp á þras um hvort eitthvað sé 6 eða 7; þrír punktar knýja fram spurninguna sem skiptir máli: er þetta á því stigi sem starfið gerir ráð fyrir, eða ekki enn?

Uppbygging samtalsins

45 mínútna stöðutaka í fimm hlutum:

1. Opnun (5 mín.). Hvernig starfsmanninum líður almennt og hvað hann vill helst fá út úr samtalinu. Skrifaðu svarið niður; komdu aftur að því í lokin.
2. Litið til baka (10 mín.). Hvað gekk vel frá síðustu stöðutöku, hvað var erfiðara en búist var við og hvað varð um aðgerðirnar sem samið var um síðast.
3. Bilin (15 mín.). Farðu yfir færniþættina þar sem matið tvennt er ólíkt, eða þar sem annar aðilinn valdi „nálgast“. Komið ykkur saman um hver munurinn er í raun, með dæmi, fyrir hvern þeirra.
4. Litið fram á við (10 mín.). Hvað næsta stig krefst, á hvaða einn eða tvo færniþætti á að einbeita sér og hvað starfsmaðurinn ætlar í raun að gera — skrifað sem áþreifanlegar aðgerðir með dagsetningum.
5. Lok (5 mín.). Hvað stjórnandinn ætlar að gera til að hjálpa, endurgjöf til stjórnandans og dagsetning næstu stöðutöku.

Slepptu ekki styrkleikunum. Samtal sem snýst eingöngu um bil skilur fólk eftir með þá tilfinningu að það sé dæmt; að nefna það sem einhver gerir vel, og spyrja hvernig hann geti gert meira af því, er jafngagnlegt fyrir þróun og að laga veikleika.

Spurningar fyrir stöðutökuna

Veldu fimm eða sex í hverja stöðutöku — ekki allar. Skiptu þeim út svo að sama samtalið endurtaki sig ekki fjórum sinnum á ári.

Litið til baka

• Hvað ertu stoltastur af frá síðustu stöðutöku?
• Hvað tók meiri fyrirhöfn en þú bjóst við, og af hverju?
• Hvaða aðgerðum sem við sömdum um síðast laukstu? Hvað stóð í vegi fyrir hinum?
• Hvað lærðirðu sem þú vissir ekki fyrir þremur mánuðum?

Miðað við starfið

• Á hvaða færniþátt var erfiðast fyrir þig að meta þig, og af hverju?
• Hvar mastu þig öðruvísi en ég? Hvað hafðirðu í huga?
• Hvaða hluta starfsins þíns heldurðu að ég vanmeti?
• Hvaða væntingar til þíns stigs finnst þér óskýrar eða úreltar?

Þróun og næsta stig

• Þegar þú lest væntingar næsta stigs, hver þeirra virðist fjarlægust?
• Hvað þyrftirðu að hafa gert eftir ár til að finnast þú tilbúinn í næsta skref?
• Dregstu frekar að því að dýpka sérsvið þitt eða að leiða fólk? Hefur það breyst?
• Hvaða verkefni fram undan myndi teygja þig í rétta átt?
• Hver í fyrirtækinu gerir eitthvað sem þú vildir læra af?

Orka og hindranir

• Hvaða hluti vinnunnar gefur þér mesta orku núna? Hvaða hluti dregur úr henni?
• Hvað hægir á þér sem þú hefur ekki nefnt enn?
• Er eitthvað í vinnulagi teymisins sem þú myndir vilja breyta?

Endurgjöf til stjórnandans

• Hvað gæti ég gert öðruvísi til að hjálpa þér meira?
• Geri ég eitthvað sem þvælist fyrir þér?
• Færðu næga endurgjöf frá mér á milli stöðutakna?

Lokin

• Hvaða tveimur hlutum ætlarðu að einbeita þér að fyrir næstu stöðutöku?
• Hvað þarftu frá mér, og fyrir hvenær?
• Er eitthvað sem við ræddum ekki en hefðum átt að ræða?

Fyrir starfsmanninn virkar sami listinn í hina áttina: komdu með tvær eða þrjár eigin spurningar, sérstaklega „hvað þyrfti ég að sýna til að vera á næsta stigi?“. Stöðutaka er ekki bara fundur stjórnandans.

Eftir fundinn: skráðu niðurstöðuna og breyttu bilum í aðgerðir

Innan sólarhrings klárar stjórnandinn skráninguna: sameiginlegt mat á hverjum færniþætti, samantektina og það sem var ákveðið. Þegar hún hefur verið staðfest á hún ekki að breytast — á næsta ársfjórðungi viltu bera saman við það sem raunverulega var sagt, ekki við útgáfu sem var breytt eftir á.

Breyttu síðan bilunum í þróunaraðgerðir: eitt til þrjú áþreifanleg atriði sem starfsmaðurinn ætlar að gera, hvert með skiladegi og, þar sem það á við, þeim færniþætti sem það beinist að. „Bæta samskipti við hagsmunaaðila“ er ekki aðgerð; „stýra mánaðarlegum yfirferðarfundi með viðskiptavinum á Norðurlöndum, frá og með nóvember“ er það. Leiðarvísirinn um hvernig á að skrifa starfsþróunaráætlun fjallar um hvernig þær eru orðaðar, með dæmum fyrir nokkur störf.

Ef þú vilt sjónarmið fleiri en stjórnandans skaltu biðja einn eða tvo samstarfsmenn sem vinna með starfsmanninum um skriflega endurgjöf fyrir næstu stöðutöku, í stað þess að treysta eingöngu á tilfinningu stjórnandans.

Í LadderKit hefst stöðutaka útfyllt fyrir fram með þeirri færni sem starf viðkomandi krefst, mat beggja aðila birtist hlið við hlið og henni er læst þegar henni er lokið; þróunaraðgerðir má stofna beint út frá þeim færniþáttum sem þarf að vinna í.

Dæmi: ársfjórðungsleg stöðutaka í þjónustu

María er þjónustusérfræðingur á stigi 2 í starfsframastiga þjónustunnar. Þetta er önnur ársfjórðungslega stöðutakan hennar.

Sjálfsmat. Hún metur sig uppfyllir í úrlausn mála og samskiptum við viðskiptavini, fer fram úr í vöruþekkingu og tækniþekkingu — hún er orðin sú sem aðrir spyrja um reikningastillingar — og nálgast í rekstri þjónustu.

Mat stjórnanda. Stjórnandi hennar er sammála um þrjá af fjórum. Í vöruþekkingu og tækniþekkingu metur hann uppfyllir: sérþekkingin á reikningum er raunveruleg, en væntingin á stigi 3 er að aðrir geti reitt sig á hana án þess að spyrja Maríu, og ekkert hefur enn verið skrifað niður.

Samtalið. Mestallar 45 mínúturnar fara í þennan eina mun. María bendir á að hún svari fjórum eða fimm spurningum á dag frá samstarfsmönnum um reikninga. Stjórnandinn er sammála um að einmitt svona líti stig 3 út — og að skrefið frá 2 upp í 3 felist í því að gera þekkinguna aðgengilega öllum. Þau semja um tvær aðgerðir:

• Skrifa innri leiðbeiningar um fimm algengustu reikningamálin fyrir lok næsta mánaðar.
• Halda eina 30 mínútna kynningu fyrir teymið um reikningastillingar fyrir næstu stöðutöku.

Næst. Næsta stöðutaka hefst á þessum tveimur aðgerðum. Ef þeim er lokið og leiðbeiningarnar eru í notkun færist vöruþekking og tækniþekking upp í fer fram úr — og verður að gögnum í tillögu um stöðuhækkun.

Algeng mistök

• Að sleppa sjálfsmatinu. Fundurinn verður að því að stjórnandinn les upp dóm.
• Óvæntar fréttir. Allt gagnrýnið í matinu hefði þegar átt að koma fram á einstaklingsfundi. Stöðutaka er samantekt, ekki fyrirsát.
• Að ræða alla færniþætti jafnlengi. Verðu tímanum þar sem matið er ólíkt eða þar sem þróunin skiptir mestu máli.
• Engar aðgerðir, eða tíu. Farðu út með eina til þrjár áþreifanlegar aðgerðir með dagsetningum.
• Að blanda launum inn í. Um leið og peningar eru á borðinu verður samtalið að samningaviðræðum. Haltu ákvörðunum um laun í sérstöku ferli, aðskildu frá stöðutökum.
• Að aflýsa þegar mikið er að gera. Það er í lagi að færa hana um viku; að fella hana niður segir fólki að þróun þess komi síðast.
• Að fylgja ekki eftir. Ef aðgerðirnar frá síðast eru aldrei nefndar aftur hættir fólk að taka þær alvarlega.