Hoeveel niveaus hoort een carrièreladder te hebben?

‘Hoeveel niveaus moeten we hebben?’ is meestal de eerste ontwerpvraag die een bedrijf over zijn carrièreladder stelt, en de vraag waarover het langst wordt gediscussieerd. Het eerlijke antwoord: minder dan je denkt, en genoeg om mensen elk jaar of om de twee jaar vooruitgang te laten zien.

Dit artikel geeft je een startgetal voor een bedrijf van 20 tot 200 mensen, een manier om dat aan je eigen team te toetsen, en de signalen dat je er in een van beide richtingen naast zit. Het gaat over elke afdeling, niet alleen engineering. Voor de volledige methode om een carrièreladder rond de niveaus op te bouwen, zie een carrièreladder opzetten.

Het korte antwoord

Voor de meeste bedrijven van 20 tot 200 mensen zijn vier tot zes niveaus per carrièrepad genoeg:

Dit zijn niveaus per carrièrepad. Heeft een afdeling een specialistenpad en een managementpad, dan gebruiken ze allebei dezelfde niveaunummers, maar begint het managementpad meestal op niveau 3 en beslaat het er minder.

Het getal is geen marktregel. Het volgt uit twee dingen die je kunt nagaan: hoe breed de ervaring is die je team echt bestrijkt, en hoe vaak mensen een stap omhoog zouden moeten kunnen zetten.

Waarom minder niveaus meestal beter werken

Elk niveau dat je toevoegt, is een belofte: dat je in gewoon gedrag kunt beschrijven hoe dit niveau verschilt van het niveau eronder, en dat twee managers dezelfde persoon op hetzelfde niveau zouden plaatsen. Elk extra niveau maakt die belofte moeilijker waar te maken.

Met zes niveaus over een bereik waar eigenlijk vier in passen, krimpen de verschillen tussen naburige niveaus tot formuleringen — ‘draagt bij aan’ tegenover ‘stuurt aan’, ‘sommige’ tegenover ‘de meeste’. Managers lezen die woorden verschillend, dus plaatsingen lopen uiteen, en promoties gaan afhangen van wie je manager is in plaats van wat je doet.

Met minder niveaus is de carrièreladder ook makkelijker bij te houden. In een bedrijf van 50 mensen zijn vier niveaus voor elk van vier afdelingen al zestien sets verwachtingen om te schrijven en actueel te houden. Met zes niveaus worden dat er vierentwintig.

Signalen dat je te weinig niveaus hebt

Te weinig niveaus is de minder vaak gemaakte fout, maar hij kost je wel mensen.

• Lang wachten tussen promoties. Wacht iemand die goed presteert doorgaans langer dan drie jaar op de volgende stap, dan geloven mensen niet meer dat de carrièreladder hun groei beschrijft.
• Een grote spreiding binnen één niveau. Op jouw niveau 2 zit iemand die twee jaar geleden is afgestudeerd naast iemand met acht jaar ervaring, en iedereen weet dat ze niet hetzelfde werk doen.
• Mensen vertrekken voor de volgende titel. In exitgesprekken hoor je dat de stap van ‘Senior’ naar het hoogste niveau onhaalbaar was.
• Managers verzinnen subniveaus. ‘Senior 1’ en ‘Senior 2’ duiken op in spreadsheets en salarisgesprekken. Zo vertelt het team je dat er een niveau ontbreekt.

Signalen dat je er te veel hebt

Te veel niveaus is de vaker gemaakte fout, meestal omdat de carrièreladder is overgenomen van een veel groter bedrijf.

• Je kunt het verschil niet opschrijven. Kun je in twee zinnen niet uitleggen hoe niveau 4 verschilt van niveau 3, dan is het één niveau.
• Lege niveaus. Niemand in de afdeling zit op niveau 6 of 7 en binnen twee jaar zal niemand er zitten. Lege niveaus beschrijven een bedrijf dat je nog niet bent.
• Standaard elk jaar promotie. Liggen niveaus dicht op elkaar, dan promoveren managers om vooruitgang te laten zien, en verliezen de niveaus hun betekenis.
• Kalibratie duurt uren. Gaat de meeste kalibratietijd op aan kiezen tussen naburige niveaus, dan liggen de grenzen te dicht op elkaar.

Zo kies je het aantal voor je bedrijf

Werk het per afdeling uit en stem de aantallen daarna tussen afdelingen af.

1. Breng het bereik in kaart dat je echt hebt. Schrijf iedereen in de afdeling op met de reikwijdte van diens werk vandaag. Wie is het meest junior? Wie heeft de meeste invloed? Die spreiding, niet de markt, bepaalt het minimale aantal niveaus.

2. Zoek de natuurlijke clusters. Groepeer mensen wier werk echt vergelijkbaar is in reikwijdte en zelfstandigheid. De meeste afdelingen van 8 tot 30 mensen vallen uiteen in drie tot vijf clusters. Elk cluster is een kandidaat-niveau.

3. Voeg zo nodig één niveau erboven toe. Zitten je beste mensen al aan de top van het bereik, schrijf dan één niveau boven hen, zodat er ruimte is om te groeien. Schrijf er geen twee.

4. Controleer het tempo. Een bruikbare vuistregel: door de lagere niveaus ga je in een à twee jaar, door de senior niveaus in twee tot vier jaar. Reken het aantal niveaus door; kan iemand die sterk presteert de top binnen vijf jaar bereiken, dan heb je er waarschijnlijk te weinig. Kan niemand die binnen vijftien jaar bereiken, dan heb je er waarschijnlijk te veel.

5. Doe de verschiltest. Schrijf voor elk paar naburige niveaus twee zinnen die het verschil in gedrag beschrijven, niet in bijvoeglijke naamwoorden. Lukt dat niet, voeg ze dan samen.

6. Stem af tussen afdelingen. Laat dezelfde niveaunummers overal dezelfde reikwijdte betekenen. Sommige afdelingen gebruiken niet elk niveau, en dat is prima.

Aan het aantal niveaus hangt ook al het andere: elk niveau krijgt een rol, en voor elke rol moeten de verwachtingen voor elke competentie worden beschreven. Ligt het aantal eenmaal vast, dan begint bij die verwachtingen het echte werk.

Niveaus per afdeling

Afdelingen bestrijken verschillende bereiken, dus binnen één bedrijf verschilt het aantal vaak. Een gebruikelijk beeld bij een bedrijf van 50 tot 150 mensen:

Een paar opmerkingen over de minder voor de hand liggende gevallen:

• Support heeft vaak minder niveaus nodig dan mensen verwachten. De stap van eerstelijnsmedewerker naar specialist is groot, de stap voorbij senior is zeldzaam. De template voor customer support heeft vijf niveaus, waarvan de bovenste twee leidinggevende rollen; de meeste kleine teams beginnen met minder.
• Sales-niveaus horen de complexiteit van deals te volgen, niet de hoogte van het quotum. De template voor account executives laat vier niveaus zien die zo zijn ingedeeld.
• Engineering heeft meestal de meeste ruimte aan de top nodig, omdat expertrollen zoals Staff en Principal een reikwijdte hebben die geen management is en ook geen ‘senior met meer jaren’. De template voor software engineers heeft er vijf.
• Kleine specialistenteams — een datateam van drie mensen, bijvoorbeeld — kunnen een korte carrièreladder van drie niveaus gebruiken en de hogere niveaus van een naburige afdeling lenen tot iemand ze nodig heeft. Beperk de vijf niveaus van de template voor data-analisten tot de niveaus die je vandaag nodig hebt.

Hoeveel niveaus het ook worden, het managementpad verdient eigen, zorgvuldige aandacht. De gids over de dubbele carrièreladder laat zien hoe je de twee paden gelijktrekt.

Voorbeeld: een bedrijf van 120 mensen

Een bedrijf van 120 mensen heeft 45 engineers, 20 mensen in sales, 15 in support, 12 in product en design, en de rest verdeeld over marketing, finance en operations.

Engineering zet zijn 45 mensen op een rij en vindt vijf duidelijke clusters: nieuwkomers, stevige zelfstandige engineers, seniors die projecten leiden, twee mensen die de architectuur over teams heen vormgeven, en één persoon die de technische richting voor de hele afdeling bepaalt. Vijf niveaus, management vanaf niveau 3.

Sales vindt drie clusters: nieuwe account executives, ervaren account executives met middelgrote deals, en twee die de grootste en meest complexe deals doen. De afdeling voegt één niveau boven het hoogste cluster toe, zodat die twee kunnen doorgroeien: vier niveaus.

Support heeft twee duidelijke clusters en één persoon die duidelijk boven allebei uitsteekt. Drie niveaus, met een vierde dat later wordt geschreven zodra meer mensen het derde bereiken.

Afstemming. Het managementteam controleert of een niveau 3 in elke afdeling een vergelijkbare reikwijdte heeft: iemand die zelfstandig werkt, onderdelen van het werk leidt en anderen helpt. De nummers sluiten op elkaar aan, ook al gebruiken de afdelingen vier, vijf en drie niveaus.

Een jaar later is support gegroeid tot 25 mensen, en drie van hen werken duidelijk boven niveau 3. De afdeling schrijft niveau 4 vanuit wat die drie echt doen en geeft hun promotie via het gewone proces.

Later een niveau toevoegen of schrappen

Het aantal ligt niet voor altijd vast, maar veranderen is ingrijpend, dus doe het bewust.

Een niveau aan de top toevoegen is eenvoudig: niemand verschuift, en het nieuwe niveau beschrijf je vanuit wat de mensen die het bijna bereiken al doen. Dit is de meest voorkomende verandering als een bedrijf groeit.

Een niveau in het midden toevoegen is lastiger, omdat het verandert wat bestaande niveaus betekenen. Voeg liever aan de top toe en laat de lagere niveaus met rust.

Een niveau schrappen — twee dunne niveaus samenvoegen — is een goede correctie als je met te veel bent begonnen. Plaats de mensen van beide niveaus in het samengevoegde niveau, houd titels een overgangsperiode stabiel en zeg duidelijk dat niemand er in salaris op achteruitgaat.

Wat je ook doet, leg vast wat er is veranderd en vanaf wanneer, zodat promotiebeslissingen in de overgangsperiode aan de juiste versie worden getoetst. Laat je promoties ook via een schriftelijk voorstel lopen, dan lees je in de gids over een eerlijk promotieproces hoe je omgaat met voorstellen die over een wijziging heen vallen. In LadderKit staan rollen op de niveaus van de carrièreladder van elke afdeling, en legt de skillsmatrix vast wat er van elke rol wordt verwacht — een herinnering dat een niveau pas echt bestaat als de verwachtingen ervoor zijn opgeschreven.